0700 15 15 1 02 980 20 68

Вътрешни правила

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА 

за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения



1. ВЪВЕДЕНИЕ


Нормативно основание и цел


Чл. 1.1. Настоящите Вътрешни правила за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения („Вътрешни правила“ или „Правила“) се приемат на основание чл. 13 и сл. от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения („Законът“ или ЗЗЛПСПОИН). 

Чл. 1.2. Целта на Правилата е да определи процедурата за подаване и оценка на вътрешния сигнал за нарушение, както и условията за осигуряване на защита на лицата, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, станала им известна при или по повод изпълнение на трудовите или служебните им задължения или в друг работен контекст.


Задължен субект 


Чл. 1.3. Задълженият субект по смисъла на чл. 12, ал. 1 от Закона, е дружеството „ФЪРСТ ЕСТЕЙТС“ ООД, ЕИК 202967885, със седалище и адрес на управление: гр. София, ул. „Московска“ № 27А, ет. 1, ап. 4. („Дружество“).


Дефиниции


Чл. 1.4. По смисъла на Вътрешните правила следните понятия ще имат смисъла, съгласно ЗЗЛПСПОИН, както следва:

а) „нарушения“ означава действия или бездействия, които са незаконосъобразни и/или противоречат на българското законодателство или актовете а Европейския съюз в областите, посочени в чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, или противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.


б) „информация за нарушения“ означава информация, включително основателни подозрения, за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в структурата на Дружеството, както и за опити за прикриване на нарушения.

в) „работен контекст“ означава настоящи или минали работни дейности, чрез които, независимо от тяхното естество, лицата получават информация за нарушения и в рамките на които тези лица могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия, ако подадат такава информация.

г) „сигнализиращо лице“ означава физическо лице, което подава сигнал или публично оповестява информация за нарушения, получена в контекста на свързаните с неговата работа дейности.

д) „засегнато лице“ означава физическо или юридическо лице, което се посочва при подаването на сигнала или при публичното оповестяване на информация като лице, на което се приписва нарушението или с което това лице е свързано.

е) „последващи действия“ означава всяко действие, предприето от лицето, приемащо сигнал, или от компетентен орган, с цел оценка на точността на представените в сигнала твърдения и по целесъобразност с цел третиране на сигнализираното нарушение, включително чрез действия като вътрешна анкета, разследване, наказателно преследване, действия за обезпечаване на средства или приключване на процедурата.

ж) „обратна информация“ означава предоставянето на сигнализиращото лице на информация за действието, което е предвидено или е вече предприето като последващо действие, както и за основанията за въпросното последващо действие.

з) „ответни действия“ означава всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в работен контекст, предизвикано е от вътрешно или външно подаване на сигнал или от публично оповестяване, и което причинява или може да причини неоправдана вреда на сигнализиращото лице.

и) „външно подаване на сигнал“ означава устно или писмено съобщаване на информация за нарушения на компетентните органи.

й) „вътрешно подаване на сигнал“ означава устно или писмено съобщаване на информация за нарушения в рамките на Дружеството. 

к) „Компетентен орган“, на който е възложено да получава сигнали по ЗЗЛПСПОИН, е Комисията за защита на личните данни (КЗЛД): 

https://www.cpdp.bg/ - линк към електронната страница на КЗЛД 

https://www.cpdp.bg/?p=pages&aid=70 – линк към портала за подаване на сигнал 

адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2


2. ПРИЛОЖНО ПОЛЕ


Чл. 2.1. Вътрешните правила се прилагат относно лица, които подават сигнали за нарушения в следните области (доколкото те имат отношение към дейността на Дружеството): 

2.1.1. Нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз в областта на:

а) обществените поръчки;

б) финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;

в) безопасността и съответствието на продуктите;

г) безопасността на транспорта;

д) опазването на околната среда;

е) радиационната защита и ядрената безопасност;

ж) безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;

з) общественото здраве; 

и) защитата на потребителите;

й) защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;

к) сигурността на мрежите и информационните системи.

л) Нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз;

м) Нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;

н) Нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане.

о) Извършено престъпление от общ характер, за което лицето е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.

2.1.2. Нарушения на българското законодателство в областта на:

а) правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания; 

б) трудовото законодателство;

в) законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.


3. ЛИЧЕН ОБХВАТ. СИГНАЛИЗИРАЩИ ЛИЦА, НА КОИТО СЕ ПРЕДОСТАВЯ ЗАЩИТА


Чл. 3.1. Вътрешните правила се отнасят до следните категории сигнализиращи лица: 

3.1.1. настоящи служители на Дружеството; 

3.1.2. бивши служители на Дружеството в случаите, в които същите подават сигнал за нарушения, станали им известни преди прекратяване на трудовото правоотношение; 

3.1.3.  кандидати за работа, участвали в конкурс или друга форма на подбор за постъпване на работа в Дружеството и получили в това качество информация за нарушение;

3.1.4. съдружници, членове на управителен или контролен орган на Дружеството;

3.1.5. лица, които работят за физическо или юридическо лице, негови подизпълнители или доставчици на Дружеството;

3.1.6. всякакви други сигнализиращи лица, които подават сигнал за нарушение, станало им известно в работен контекст.


4. УСЛОВИЯ ЗА ЗАЩИТА


Чл. 4.1. Сигнализиращото лице, независимо дали подава сигнал чрез вътрешен или външен канал, има право на защита, при условие че:

4.1.1. е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването и че тази информация попада в обхвата на Закона; и

4.1.2. е подало сигнал за нарушение при условията и по реда на Закона и на Вътрешните правила.


5. ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛ. ПОСЛЕДВАЩИ ДЕЙСТВИЯ


Чл. 5.1. В качеството си на задължен субект по чл. 12 от ЗЗЛПСПОИН Дружеството създава канал за вътрешно подаване на сигнали за нарушения.  

Чл. 5.2. Сигнализиращите лица могат да подават сигнал чрез вътрешния канал за подаване на сигнали за нарушения, при спазване на условията, описани във Вътрешните правила и Закона. 

Чл. 5.3. Вътрешното подаване на сигнал не лишава сигнализиращото лице от право да подаде сигнал и до компетентния орган – КЗЛД, посредством външния канал за подаване на сигнал. 

Чл. 5.4. Сигнализиращото лице може да подаде сигнал чрез електронно съобщение до следната електронна поща: compliance@first.bg, или устно (по телефона или чрез лична среща с лицето по т. 5.4.3.).

5.4.1. Електронното съобщение трябва да съдържа надлежно попълнен формуляр за подаване на сигнали, по образец – Приложение № 1 към настоящите Вътрешни правила, съдържащи минимум следната информация: 

Три имена, адрес и телефон, както и електронен адрес. 

Имената на лицето, срещу което се подава сигналът (засегнато лице), и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;

Конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено; място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено; описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;

Дата на подаване на сигнала;

Подпис, електронен подпис или друга идентификация на сигнализиращото лице;

Към сигнала трябва да са приложени всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в сигнала твърдения, включително документи, посочване на данни на лица, които могат да потвърдят информация или да предоставят допълнителна информация.

5.4.2. Когато сигналът се подава устно, лицето по т. 5.4.3 попълва формуляра – Приложение № 1, предоставя го за проверка на съдържанието на сигнализиращото лице, след което сигнализиращото лице го подписва. Сигналът, подаден устно, трябва да отговаря на всички изисквания, посочени за писмен сигнал.

5.4.3. Сигналите се обработват и проверяват от лице, натоварено от Дружеството със заповед на управителя.. 

5.4.4. Не се разглеждат сигнали в следните случаи: 


а) сигналът не попада в обхвата на Закона или Вътрешните правила;

б) съдържанието на сигнала не дава основание да се приеме за правдоподобен;

в) сигналът съдържа очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, които не са коригирани, дори и след указание от страна на Дружеството;

г) сигналът е анонимен;

д) сигналът се отнася до нарушения, извършени преди повече от две години.

Чл. 5.5. Дружеството организира процеса по обработване на сигнала съгласно изискванията на ЗЗЛПСПОИН.  

5.5.1. Служител, отговарящ за разглеждането на сигнали, потвърждава получаването на сигнала в 7-дневен срок след получаването му.

5.5.2. В случай че сигналът не отговаря на изискванията на Закона, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение с указание за отстраняване на допуснатите нередности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в посочения от Дружеството срок, сигналът, заедно с приложенията към него, се връщат на сигнализиращото лице и процедурата се прекратява.

5.5.3. В срок до 3 (три) месеца след потвърждаване на получаването на сигнала, Дружеството предоставя обратна информация на подателя на сигнала за предприетите последващи действия.

Чл. 5.6. Лицето по т. 5.4.3., съответно Дружеството, може да предприеме някое от следните последващи действия, които зависят от конкретния случай: 

а) Поддържа връзка със сигнализиращото лице, когато разполага с данни за контакт;

б) По своя преценка може да изисква допълнителна информация по сигнала от сигнализиращото лице;

а) Предприема действия по преустановяване на нарушението или предотвратяването му, ако то не е започнало; 

б) Насочва сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;

в) Препраща сигнала на КЗЛД, при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; 

В случай че сигнализиращото лице е служител на Дружеството, служителят по т. 5.4.3 по-горе насочва сигнализиращото лице към едновременно сигнализиране на КЗЛД.

г) Прекратява проверката в следните случаи:

когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; 

В този случай сигнализиращото лице може да подаде сигнал до КЗЛД.

по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия. 

В този случай сигнализиращото лице може да подаде сигнал до КЗЛД.

когато се установят данни за извършено престъпление; 

В този случай сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.

Чл. 5.8. След приключване на проверката служителят по т. 5.4.3. изготвя индивидуален доклад, в който се описва на кратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала. Този финален доклад, заедно с мотивите, се съобщават на сигнализиращото лице и на засегнатото лице. 

Чл. 5.9. Всеки подаден сигнал се регистрира във Вътрешен регистър на сигналите на Дружеството, който не е публичен. 


6.  ВЪНШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ


Чл. 6.1. Външно подаване на сигнал се извършва пред националния орган за външно подаване на сигнали и за защита на лицата – Комисия за защита на личните данни. 

Чл. 6.2. Лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, могат да избират начина за сигнализиране – 1). само чрез вътрешен канал, 2). само чрез външен канал или 3). чрез вътрешен и външен канал едновременно.


Чл. 6.3. Сигналите може да се подават на следния линк: 

https://www.cpdp.bg/?p=pages&aid=70

като подаващият сигнала трябва да попълни формата – Приложение № 1 от Вътрешните правила. 

Чл. 6.4. По-детайлна информация лицата може да намерят на сайта на КЗЛД – www.cpdp.bg.


7. МЕРКИ ЗА ОСИГУРЯВАНЕ НА ЗАЩИТА


Чл. 7.1. Забранява се всяка форма на ответни действия, имащи характер на репресия и поставящи лицата в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формата на:

7.1.1. временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лице полага наемен труд;

7.1.2. понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;

7.1.3. изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;

7.1.4. отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на служителя;

7.1.5. отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;

7.1.6. прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;

7.1.7. принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;

7.1.8. пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;

7.1.9. отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа;

7.1.10. предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;

7.1.11. вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;

7.1.12. включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (черен списък);

7.1.13. предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато лицето е доставчик;

7.1.14. прекратяване на лиценз или разрешение;

7.1.15. насочване на лицето към извършване на медицински преглед.


8. ПОВЕРИТЕЛНОСТ И ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ


Чл. 8.1. Дружеството взема мерки за защитата на информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения и за защита на самоличността на сигнализиращите лица, включително:

8.1.1. Всяко обработване на лични данни, извършено по силата на настоящите Правила, включително обмен или предаване на лични данни, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и Директива (ЕС) 2016/680, Закона за защита на личните данни, приложимото законодателство, регулиращо дейността на Дружеството, както и политиката за защита на личните данни на Дружеството, която може да бъде намерена на www.first.bg.   


8.1.2. Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждането на конкретен сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават без ненужно забавяне.

8.1.3. Не се събират лични данни, които са получени неправомерно или с отпаднала необходимост. 

8.1.4. Достъп до личните данни на лицата, свързани със сигнала, имат единствено лицата, които отговарят за обработване на сигналите. Личните данни могат да се разкриват в съответствие в приложимото законодателство. 

8.1.5. Категории лични данни, обработвани по повод подаването на сигнали:

а) пълни имена на лицето, подаващо сигнала;

б) Данни за контакт на лицето, подаващо сигнала: адрес, телефон и електронен адрес;

в) Имена на лицето, срещу което се подава сигнала и неговата месторабота;

г) Други данни, събрани и необходими във връзка с разследване на сигнала.

Чл. 8.2. Обработваните лични данни се съхраняват на електронен и/или хартиен носител, в зависимост от начина на подаване на сигнала. 

8.2.1. Хартиените носители на лични данни се съхраняват в отделен архив, с ограничен достъп само за служителя, отговорен за обработване на сигналите.

8.2.2. За всеки случай се създава отделно досие, което се прибира в класьор и класьорът се прибира от служителя, отговорен за обработване на сигналите.

8.2.3. Служителят, отговорен за обработване на сигналите, е длъжен да не разпространява и да не споделя информация, станала му известна при и по повод обработване на сигналите. Споделянето на информацията се извършва при спазване на разпоредбите на Закона и Директивата.

8.2.4. Лицето, отговорно за обработване на сигналите, няма право да оставя на работното си място без надзор документи и носители на информация, свързани с подадения сигнал. 

8.2.5. Данните на електронни носители се обработват от служителя, отговорен за обработване на сигналите, само на служебния му компютър. 

8.2.6. Служителят създава електронно досие в електронна папка, до която само той има достъп. Електронната папка е защитена с парола, създадена от служителя. 

8.2.7. Служебният компютър на лицето, отговорно за обработване на сигналите, се заключва автоматично, в случай, че не се използва от служителя. 

8.2.8. В случай на лична среща със сигнализиращото лице, срещите се провеждат само в присъствието на сигнализиращия и лицето, отговорно за обработване на сигнали. 

Чл. 8.3. Сигналите и обработваните данни във връзка с тях, се съхраняват за срок от 5 години, считано от датата на становището за предприетите мерки и/или считано от датата на приключване на административно производство или съдебно производство или за срок по-дълъг от този, когато Закон или друг нормативен акт от българското законодателство изисква това. В случай, че сигналът не отговаря на изискванията, въведени със Закона и неговите недостатъци не са отстранени в срок, както и когато сигналът не съдържа данни за нарушения, данните се заличават веднага след становището на лицето, отговарящо за приемане на сигналите.

8.3.1. След изтичане на срока за съхранение, данните се унищожават.

Чл. 8.4. Разкриването на самоличността на сигнализиращото лице и на информацията, свързана с подадения сигнал за нарушение, се допуска само при изрично писмено съгласие на сигнализиращото лице, освен в случаите, когато това е необходимо и пропорционално задължение, наложено от българското законодателство или от правото на Европейския съюз в контекста на разследвания от КЗЛД или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на засегнатото лице.

8.4.1. В тези случаи Дружеството ще уведоми сигнализиращото лице за необходимостта от разкриването му с писмено мотивирано уведомление. Сигнализиращото лице не се уведомява, когато с това се застрашава разследването или съдебното производство.


9. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ


§ 1. Настоящите Вътрешни правила са приети със Заповед № WBD/20.04.2023 г. от управителя на „ФЪРСТ ЕСТЕЙТС“ ООД.

§ 2. Изменения и допълнения на Вътрешните правила се извършват по реда на тяхното приемане.

§ 3. Вътрешните правила се прилагат и за дейността на „ФЪРСТ АПРЕЙЗАЛ“ ООД, ЕИК  203219713.

§ 4. Неразделна част от Вътрешните правила е: 

Приложение № 1 – образец за подаване на сигнал, одобрен от КЗЛД. 

Настоящите Вътрешни правила влизат в сила от 04.05.2023 г.